Serię wpisów o Kadencjach Kanbanu zaczynam od tego, jak może wyglądać codzienne spotkanie zespołu skupionego na przepływie wartości i korzystającego z dobrodziejstw Kanbanu, Oto kilka wskazówek o tym, jak „przechodzić przez tablicę”. Również dla scrumowców.. 😉

Walk the Board

To krótkie i częste (przynajmniej codzienne) spotkanie zespołu, którego zalecaną formułą jest tytułowe „przejście przez tablicę”. Jego treścią jest wymiana informacji i decyzje zespołu odnośnie tego, co znajduje się obecnie w procesie – od skrajnej prawej kolumny tablicy (zadania ukończone, dostarczona wartość), kolejno do skrajnej lewej kolumny z zadaniami, co do których zespół ma już wystarczająco dużo informacji (np. wypełniona definicja gotowości), by nad nimi pracować.

W proponowanej formule, uczestnicy spotkania przeglądają wszystkie zadania obecne na tablicy od prawej do lewej, dyskutując ich postęp oraz co mogą zrobić, by jak najszybciej dostarczyć jego wartość (np. wypuszczenie na środowisko produkcyjne). Nim podejmiemy akcje dobrą czynnością kontrolną jest sprawdzenie, czy nie istnieją zadania niewidoczne na tablicy a zajmujące czas zespołu (ukryta praca). W czasie przechodzenia przez tablice zadania mogą zostać zaciągane do kolejnych kolumn. Oczywiście tylko jeśli poszanowane zostają ustalone limity pracy w toku (np. WIP limit na kolumnę, osobę itp.). Każdorazowo, gdy przepływ zadania zostaje z jakiejś przyczyny zablokowany (ograniczenie WIP limitu, zależność od kogoś lub czegoś, brak określonej umiejętności), zespół powinien zastanowić się, czy praca w parze lub większej grupie nie pomogłaby w jego odblokowaniu a może nawet ukończeniu.

Zadania pozostające w kolumnach aktywnych (np. development, czy trwające testy) powinny mieć jasno zdefiniowanego, najlepiej zwizualizowanego awatarem właściciela, lub właścicieli. Zadania pozostające w statusach nieaktywnych (np. oczekujące na przegląd lub testy) nie powinny mieć właściciela. Dawałoby to fałszywy sygnał czyjejś pracy nad takim zadaniem. Przypisywanie właściciela powinno mieć miejsce dopiero w momencie, gdy wiemy, że osoba o odpowiednich kompetencjach może się go podjąć w najbliższym czasie, tj. przed następnym spotkaniem.

W przypadku, kiedy w kolumnie obecnych jest kilka zadań, akt zaciągnięcia zadania do dalszej pracy powinna poprzedzić analiza, które z nich powinno zostać podjęte jako pierwsze. Nie zawsze jest to oczywiste i nie powinno być akcją przypadkową. Decyzja może być podyktowana jasnym kryterium, np.:

• okresem czasu, przez jaki zadanie pozostaje już w procesie. Naszym celem powinno być zapobieganie starzenia się zadań w toku;
• typem zadania/usługi, np. naprawa błędu krytycznego, zadania odblokowujące inne;
• kosztem opóźnienia, np. zadania mające określone daty dostarczenia ważne z punktu widzenia biznesowego, operacyjnego.

Czy też zdefiniowaną odpowiednio do kontekstu wartością. Kanban celowo unika nazywania tego priorytetem.

Zacznij kończyć, przestań zaczynać

Zgodnie z nadrzędną zasadą „zacznij kończyć, przestań zaczynać” zespół powinien w czasie swojego codziennego spotkania skupić się w pierwszej kolejności na dostarczaniu zadań rozpoczętych, a dopiero potem decydować o rozpoczęciu pracy nad nowymi. W odróżnieniu od tradycyjnych formuł spotkań typu stand-up gdzie odpowiadamy na zestaw określonych pytań jako osoba, kanbanowe spotkania są skupione na optymalizacji przepływu zadań. Mówimy o zadaniach, nie osobach. Wpisuje się to w podejście zarządzania pracą, a nie ludźmi i ma skłaniać do samoorganizacji i współpracy nad zaakceptowaną do dostarczenia pracą.
Oto kilka przykładowych pytań animujących dobre kanbanowe daily?
Czy widzimy wszystkie zadania?

Nie jest łatwo, ale warto

W praktyce, uczestnicy „spaceru po tablicy” mogą musieć zajmować głos po kilka razy w czasie spotkania – w odniesieniu do różnych zadań. Nie jest to na początku łatwe i wymaga dobrego przygotowania (wizualizacja, odzwierciedlenie stanu rzeczywistego), utrzymania skupienia przez całość spotkania i na początku wsparcia moderacji spotkania. Musimy bowiem zbudować nawyk. Dlaczego warto? Jest to formuła, która nie ułatwia najczęstszej patologii codziennych spotkań – raportowania swojej zajętości.

PS. Jak już wiemy i co mam nadzieję rozumiecie takie spotkania można z powodzeniem praktykować w zespołach scrumowych.