Czy czujecie czasem, że macie w pracy coraz mniej i mniej czasu żeby “tak na serio popracować”, pomimo że (a może w szczególności kiedy) pracujecie dłużej i dłużej? Dlaczego tak się dzieje i jak sobie z tym radzić? Oto kilka myśli zainspirowanych lekturą książki “Making Work Visible” – autorstwa Dominici DeGrandis.
Dawno temu byłem na szkoleniu FranklinCovey zatytułowanym Time Management Fundamentals. Jedną z dwóch rzeczy, które wryły mi się w pamięć, było otwierające stwierdzenie, że w rzeczywistości nie ma czegoś takiego jak zarządzanie czasem. Jest natomiast zarządzanie sobą w czasie. Chyba nikogo do tego nie trzeba przekonywać – nie potrafimy wydłużyć doby, czy spowolnić upływu czasu.
Zrozumienie fizycznych organiczeń czasu i naszych organizmów nie oznacza jednak, że przykładowe osiem godzin w biurze będziemy wykorzystać tak, jakbyśmy chcieli czy powinni.
Naturalną reakcją na pracę w środowisku kurczącego się dostępnego czasu są zwykle akrobatyczne sztuczki i ekwilibrystyczne próby zrobienia jak najwięcej, najszybciej, i z konieczności kilku rzeczy na raz. Jakie są tego efekty?
Z punktu widzenia produktywności to zwykle: niska jakość pracy, liczne błędy i konieczne poprawki generujące jeszcze więcej pracy. Dodatkowo, konieczność porzucania zaplanowanej pracy na rzecz gaszenia pożarów odbijaja się czkawką w postaci zaciągania i pogłębiania długu technicznego i spadającej satysfakcji klienta.
W wymiarze osobistym takie środowisko to źródło ciągłego stresu, poczucia dostarczania rzeczy wykonywanych byle jak, poniżej naszych umiejętności czy ambicji. Dalej już tylko droga pogłębiajacego się niezadowolenia i frustracji prowadząca wprost do wypalenia.
Dlaczego tak się dzieje? W swojej książce “Making Work Visible” Dominica DeGrandis w zabawny i oparty na własnych doświadczeniach sposób przedstawia nam pięciu “złodziei czasu”. To ich obecność i działalność powoduje, że pomimo najlepszych intencji ilość czasu, który możemy wykorzystać na produktywną, generującą wartość pracę dającą satysfakcję maleje. Problemem jest, że zostajemy na nich zwykle ślepi i rzucamy się ślepo w kierat wykorzystywania dostępnego czasu do maksimum.
Kim są owi złodzieje? To:
wielość zadań wykonywanych (pozornie) jednocześnie,
nieznane lub ignorowane zależności między zadaniami,
kolidujące lub niejasne priorytety,
nieplanowane zadania,
zadania zaniedbywane (np. istotne ale niepilne).
Ślepi na owych złodziei czujemy coraz większą presję i stres, które skutecznie zjadają zasoby naszych umysłów pogarszając tylko sytuację. Jakie zatem rozwiązania proponuje autorka?
Przewodnim motywem książki jest odpowiednia wizualizacja pracy intelektualnej i kreatywnej, która otwiera przed nami wachlarz możliwości i podejmowanie bardziej świadomych decyzji. Jak się okazuje jest ich niemało ale wszystkie one wymagają spojrzenia na problem z odpowiedniej perspektywy, zadawania właściwych pytań i odpowiedniego pomiaru – dobrze dobranymi metrykami przepływu. To wszysto nie wystarczy jeśli nie podejmiemy tematu w skupieniu na ludziach, gdyż to jak pracujemy, zależy od tego jak rozumiemy pracę, jej wartość czy priorytety.
Jednym z moich ulubionych przykładów jest poddanie w wątpliwość koncepcji dzielenia czasu pracownika/zespołu na dwa lub więcej jednoczesnych projektów. Mam na myśli sytuację, gdy przychodzi szef i mówi:
50% swojego czasu poświęć na projekt A a drugie 50% na projekt B.
Po pierwsze, rodzi to pytanie o 50% jakiego czasu? Założenie, że standardowego, np. 40-godzinnego tygodnia jest złudne. Kto z Nas nie uczestniczy w rekrutacji, spotkaniach całej firmy, lub nie zagada się przy kawie (to ostatnie może być akurat najbardziej wartościowe ;-)).
Mówiąc o procentach, czy częściach czasu zwykle nie wiemy, co tak na prawdę próbujemy podzielić. Druga sprawa to fakt, że czas realizacji zadań, szczególnie tych kreatywnych, wykonywanych pierwszy i może jedyny raz, rzadko można dokładnie określić.
No tak, wiem, ośmieszam się! Przecież zespół podał estymaty w czasie planowania sprintu. Są dobrze opłacanymi fachowcami. Chyba wiedzą co mówili w piątek!?
Nawet jeśli tak by było, to często takie zespoły dostają również zadania czegoś “na produkcji”. Założenie, że zajmie to nie więcej niż 1/4 ich czasu jest tak nierealne, jak pewność, że nie zdarzy się żaden poważny, wymagający długiej analizy incydent.
A zatem może lepiej skupiać się na wykonywaniu określonej ilości zadań dla projektów A i B stosując jasne zasady ich kolejkowania (choćby FIFO) lub lepiej priorytetowania (CoD, WSJF, itp.)? Zamiast nierealnego podziału czasu, podział dostępnej przepustowości (powiązanej z limitem pracy w toku – WIP limit)?
W książce znajdziecie opis kilkunastu innych ciekawych sytuacji, które, idę o zakład, odbiją się echem w głowie niejednego developera, kierownika projektu, czy coacha. Każda z nich nawiązuje do jednego lub kilku wspominanych złodziei czasu i podparte są one konkretnymi czynnościami czy metrykami do użycia.
Więcej książki nie streszczam i mam nadzieję, że zachęciłem Was do sięgnięcia po nią. Chcę ponadto polecić wcześniejszą pracę Dominici dotyczącą Kanbanu, czy kultury DevOps. Duża jej część jest dostępna w materiałach z konferencji, czy webinarów. Dominica jest osobą, przy której poznaniu od razu zrozumiecie, że jej rady płyną z wieloletniego doświadczenia technicznego i organizacyjnego; ponadto są szczere i autentyczne, bo ona sama żyje w zgodzie z zasadami, o których mówi i pisze.