W ubiegły piątek miałem zaszczyt i przyjemność poprowadzić warsztat w ramach zwinnej konferencji Agile on the Boat organizowanej przez społeczność Agile Wrocław. Oto kilka słów o tym jak poszło swoiste śledztwo sytuacji w zespole „Mściciele” z wykorzystaniem narzędzi lean – arkusza A3 i 5 x Dlaczego. Czy i jaką wartość widzą w nich uczestnicy?
W czasach gdy narzędzia i metody przypominają coraz bardziej przemijające meteory, warto wrócić do źródeł, do pierwotnej prostoty. Takim narzędziami z przybornika leanu są naturalnie arkusz A3 oraz sprzężone z nim podejście 5 x Dlaczego?
Tuż przed warsztatem zostałem zapytany, co oznacza akronim A3. Nic. To zwyczajnie rozmiar papieru. Dwa razy większy od najczęściej używanego w biurach A4. Powierzchnia, która z jednej strony jest na tyle duża, że pozwala na przeprowadzenie całego procesu rozwiązywania problemu, a z drugiej strony zmuszająca nas do starannego wyboru każdego wyrazu, zdania czy podpunktu.
W ramach swojego nowego warsztatu zatytułowanego „5 powodów by używać A3” blisko 30-osobowa grupa uczestników konferencji przeprowadziła małe śledztwo. Jak było?
Podzieleni na 3-5 osobowe grupy uczestnicy musieli stawić czoła problemom hipotetycznego zespołu „Mściciele”, w którym zaobserwować dało się kilka trudności natury zespołowej, jakościowej i biznesowej. Choć uczestnicy dysponowali takimi samymi danymi wyjściowymi, to ich interpretacja w połączeniu z osobistym doświadczeniem skierowały ich w bardzo różnych kierunkach. Jedni lądowali w niełatwej krainie kultury organizacji, inni identyfikowali brak dyscypliny, zaś jeszcze inni zaniedbania w przekazywaniu wiedzy i szkoleniach.
Kluczowym krokiem było wyznaczenie sobie sytuacji docelowej (a nie idealnej), wybór jednego problemu do podjęcia oraz analiza przyczyn podstawowych. Tu zastosowaliśmy.. a jakże 5 x Dlaczego (5 Whys), które skłoniło do działania głębiej niż na poziomie symptomów, czy pierwszych, odruchowych rozwiązań pochodzących z Systemu 1, chciałoby się dopowiedzieć, odwołując się do Kahnemana.
Jako, że warsztat oparty był o hipotetyczny case nie było szans na uzyskanie prawdziwych rezultatów “naprawy”. Na koniec skupiliśmy się więc na tym – czy i jaką wartość uczestnicy widzą w używaniu A3 i 5 Whys w codziennych zmaganiach, czy retrospekcjach. Co zapisali? Zobaczcie sami..
Zgodnie z obietnicą publikuję wzory arkuszy A3 – czystego i ściągawki oraz osobny arkusz do analizy 5 Whys, a jeśli chcielibyście przeżyć to na żywo jako warsztat waszej społeczności – dajcie znać!
Na koniec wielkie dzięki dla organizatom z Agile Wrocław za zaproszenie i umożliwienie przeprowadzenia tego warsztatu, mojej dzielnej wewnątrzfirmowej grupie „beta testerów”, dzięki której udoskonaliłem case „Mścicieli” oraz naturalnie wszystkim zaangażowanym i kreatywnym uczestnikom rejsu Agile on the Boat! Bez Was by się tak dobrze nie udało!