– Słuchaj, chciałem złapać kogoś od tego nowego projektu, ale nie widzę ich na Slacku.. – Nie, oni nie mają dostępu do Slacka. Zapytaj któregoś z PO o ich maile i podłącz się na Skypie. Aha, ale nie tym naszym biznesowym tylko publicznym.
Znasz takie przypadki? Ja niestety tak. Wielość narzędzi służących w zasadzie do tego samego, to najłatwiejszy ale nie jedyny cel przedstawienia w organizacji IT potencjalnych korzyści płynących z 1S a więc sortowania.
Gdzie działać z 1S?
Jeśli głębiej to przemyślimy, dotyczy to w równej mierze narzędzi do:
komunikacji (e-mail, Slack, Hipchat, Microsoft Teams, Skype, itd.)
przechowywania dokumentacji (wszelkiego rodzaju Wiki, dokumenty Google, Office Online, własne dyski sieciowe, Confluence, Sharepoint, itp.)
developerskich, testerskich
integracji i deploymentu
analizy (business intelligence) usług i produktów
Ale uwaga! Idę o zakład, że dotyczy to również spotkań, raportów, czy innych reliktów* występujących w Twojej organizacji.
Przyczyny?
Nim przejdziemy do akcji zastanówmy się czemu tak się dzieje? Czemu obrastamy w niepotrzebne narzędzia, czy wydarzenia? Bo jesteśmy ludźmi a miara nieuporządkowania we Wszechświecie rośnie. No dobrze, a po ludzku się nie da? Da.
Dajmy na to, że kilka lat temu, ktoś powodowany konkretną potrzebą i dobrą wolą wprowadził narzędzie X lub spotkanie Y, które rozwiązało (lub nie) ówczesny problem. Potem realia biznesu się zmieniają, pojawia następny problem, nowe narzędzie Z a w międzyczasie osoba odpowiedzialna za X odchodzi z firmy. Znów brzmi znajomo?
Narzędzie X i spotkanie Y mogą przetrwać w organizacji nawet lata stając się właśnie reliktami. Niczym wyrostek robaczkowy, który choć nie jest nam potrzebny i nawet jeśli na co dzień nie przeszkadza, to może kosztować nas w końcu niepotrzebną operację.
Gdyby narzędzia i metody, a wraz z nimi spotkania, nie mnożyły się tak szybko, byłoby może łatwiej. Mamy jednak coraz większy wybór i dodatkowy problem mody i fetyszu rzeczy nowych. Instalujemy Slacka bo jest był na niego “hajp”, ale dla tego jednego klienta, z którym nie ma kto porozmawiać, utrzymajmy jeszcze Hipchata. Może to on za niego płaci, więc co za strata?
W czasach gdy chmura jest tania, łącza szybkie, a licencje płatne za użytkownika wydaje się, że mnogość rozwiązań nie boli. W istocie boli. Boli w wymiarze organizacji pracy. Boli stratami czasu potrzebnego na wybór i przełączanie się między narzędziami i wyszukiwanie informacji. Boli doświadczonych członków zespołu, którzy muszą wyszukać coś (podkreślam) _za_ juniora, bo nikt nowy nie jest w stanie dokopać się do instrukcji deploymentu, itd.
Jak już napisałem, to samo tyczy się spotkań, raportów i pewnych ceremonii.
Pogrążeni w codziennej zajętości, nie mamy czasu ani energii na podważanie status quo. A szkoda, bo częściej niż myślimy są szanse na poprawę!
Do dzieła!
Na czym polega 1S w produkcji? W uproszczeniu na przeglądzie narzędzi, które pracownik ma na swoim stanowisku pracy. Czy są tam rzeczy, których nie potrzebuje? Jeśli tak, naklej na nie czerwoną etykietę i jeśli nie zostały użyte w przeciągu kilku dni, usuń je. Nie brakuje ich? Były niepotrzebne. Tak systematycznie odchudzamy warsztat, redukujemy straty w sprzęcie i czasie. Proste. A w IT?
Wcale nie musi być trudniej. Czasem wystarczy wspólny warsztat i uświadomienie istniejących strat. Wspólne uzgodnienie, którego narzędzia używamy do konkretnych zadań. Poszukajmy wspólnie rozwiązań by zmniejszyć ich ilość. Jeśli wymaga to dialogu z biznesem, zwykle pomaga niezbyt skomplikowana analiza ekonomiczna proponowanych zmian.
A spotkania? Przejrzyj swój kalendarz. Zadaj sobie pytanie, czy wiesz jaki jest cel każdego spotkania które organizujesz, czy wiedzą to Ci, których zapraszasz. To samo odnosi się do tych, na które jesteś zapraszany lub zapraszana.
To wymaga oczywiście odpowiedniego nastawiania, bo jeśli ważność ludzi w Twojej organizacji jest budowana w oparciu o to, ile prowadzą spotkań, to potrzebne tu będzie odpowiednie przygotowanie psychologiczne lub socjologiczne. Twarde zderzanie faktów z emocjami nie idzie zwykle jak po maśle.
Jak nie przesadzić?
No tak, ale my jesteśmy zwinni! Jesteśmy start-up’em i nie chcemy tu wielkiej korporacyjnej unifikacji. Świetnie. 1S nie ma na celu narzucenia jednego słusznego narzędzia czy eliminacji czegoś za wszelką cenę. Ma na celu wyeliminowanego narzędzi i czynności niepotrzebnych, nadmiarowych, które zmuszają nasze mózgi do ciągłego przełączania kontekstu, poszukiwania. Nie oznacza to również, że nie możemy poddać ewaluacji nowych narzędzi i dołączać ich, albo lepiej przełączyć się na nie.
Dzięki 1S (sortowaniu) możemy zaoszczędzić sobie i innym najcenniejszej waluty współczesnego świata – czasu.